Datenschutzerklärung

1.Überblick und Rollen

Kubs ist eine Software für Sanitär- und Heizungsbetriebe (Aufmaß, Badplanung, 3D-Präsentation, Showbäder). Kubs richtet sich ausschließlich an Unternehmen. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden und in welcher Rolle wir das tun:

• Als Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) verarbeiten wir die Daten von Besucherinnen und Besuchern dieser Webseite sowie die Konto- und Nutzungsdaten der Personen, die sich bei Kubs registrieren oder in ein Team eingeladen werden.
• Als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) verarbeiten wir die Daten, die ein Betrieb in Kubs erfasst – etwa Kunden, Projekte, Aufmaße, Fotos, Pläne und Anfragen aus Showbädern. Verantwortlich für diese Daten ist der jeweilige Betrieb. Grundlage ist unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Wenn Sie als Endkundin oder Endkunde eines Betriebs Fragen zu Ihren Daten haben, wenden Sie sich bitte an diesen Betrieb.

2.Verantwortlicher

3.Kontakt für Datenschutzfragen

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter office@uf1.de.

4.Hosting und Server-Protokolle

Webseite und Anwendung werden bei Vercel Inc. (USA) betrieben. Die Serverfunktionen laufen in der Region Frankfurt am Main (fra1). Statische Inhalte können über das weltweite Auslieferungsnetz von Vercel vom nächstgelegenen Standort ausgeliefert werden.

Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet Vercel technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser- und Betriebssystemangaben sowie Statuscodes. Diese Daten dienen der Auslieferung, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb. Die Protokolle werden nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht.

5.Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies ein und binden keine Werbe- oder Analysedienste ein. Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert, nicht von Drittanbietern.

Es werden ausschließlich folgende technisch notwendige Speicherungen verwendet:

• Sitzungs-Cookie (z. B. better-auth.session_token): wird erst nach der Anmeldung gesetzt und hält Sie angemeldet. Es ist als HttpOnly gekennzeichnet und läuft spätestens nach 30 Tagen ab, bei Abmeldung sofort.
• Darstellungs-Einstellung (theme im lokalen Speicher des Browsers): merkt sich, ob Sie die helle oder dunkle Ansicht gewählt haben. Dieser Wert wird nicht an uns übertragen.
• Seitenleisten-Cookie (sidebar_state, nur in der angemeldeten Anwendung): merkt sich, ob Sie die Seitenleiste ein- oder ausgeklappt haben; Laufzeit sieben Tage.

Diese Speicherungen sind unbedingt erforderlich, damit der von Ihnen ausdrücklich gewünschte Dienst funktioniert. Nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ist dafür keine Einwilligung nötig; deshalb zeigen wir kein Cookie-Banner. Die anschließende Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Sitzung) bzw. lit. f DSGVO (Einstellungen).

6.Benutzerkonto, Anmeldung und Team

Für die Nutzung von Kubs legen Sie ein Benutzerkonto an oder werden in das Team eines Betriebs eingeladen. Dabei verarbeiten wir:

• Name, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert, nie im Klartext),
• Name des Betriebs, Ihre Rolle im Team (Inhaber, Administrator oder Mitglied) und Einladungen,
• Sitzungsdaten: Zeitpunkt, Ablaufdatum, IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent) der Anmeldung,
• ein Änderungsprotokoll, welches Teammitglied wann welche Änderung vorgenommen hat.

Die Anmeldung wird mit der Open-Source-Bibliothek Better Auth auf unseren eigenen Servern umgesetzt; es ist kein externer Anmeldedienst beteiligt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie für Sitzungs- und Protokolldaten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit, Missbrauchserkennung, Nachvollziehbarkeit im Team).

7.Daten, die Betriebe in Kubs erfassen

Betriebe erfassen in Kubs Kunden (z. B. Name, Firma, Anschrift, E-Mail, Telefon, Notizen), Projekte und Baustellenadressen, Aufmaße, Raumgeometrien, Fotos, Grundrisse, Planungsvarianten, Produktkataloge und Anfragen aus Showbädern. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Betriebs (Art. 28 DSGVO). Jeder Betrieb sieht nur seine eigenen Daten.

Informationen zu Rechtsgrundlage, Zweck und Speicherdauer erhalten Endkunden beim jeweiligen Betrieb als Verantwortlichem.

8.Datenbank und Dateispeicher

• Datenbank: Neon Postgres (Neon Inc., USA), gehostet bei Amazon Web Services in Frankfurt am Main (eu-central-1).
• Dateien (Fotos, Pläne, Produktbilder, 3D-Modelle): Vercel Blob (Vercel Inc., USA), Speicherort Frankfurt am Main. Die Dateien sind privat abgelegt und nur über die angemeldete Anwendung abrufbar.

9.E-Mail-Versand

System-E-Mails – etwa Team-Einladungen, Bestätigungen oder Hinweise zu Ihrem Konto – versenden wir über SendGrid (Twilio Inc., USA). Dabei werden Empfängeradresse, Inhalt der E-Mail sowie technische Zustelldaten (Zeitpunkt, Zustellstatus) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt Empfänger und Drittländer.

10.KI-Funktionen

Kubs bietet optionale KI-Funktionen, z. B. den KI-Architekten (Planungsvorschläge) und den Plan-Import (Maße aus einem Grundriss lesen). Sie werden nur ausgeführt, wenn ein Nutzer sie aktiv startet. Die Anfrage wird an den Modellanbieter Anthropic PBC (USA) übermittelt.

Übertragen werden ausschließlich die für die Aufgabe nötigen Planungsdaten:

• KI-Architekt: Raummaße und -geometrie, der Produktkatalog des Betriebs, Stil, Budgetklasse, Projektart, die eingegebenen Wünsche und – falls hochgeladen – ein Foto des Raums,
• Plan-Import: die hochgeladene Plandatei (Bild oder PDF) und ein optionaler Hinweistext.

Namen, Anschriften oder Kontaktdaten von Endkunden werden von Kubs nicht übertragen. Bitte achten Sie darauf, solche Angaben nicht in Freitexte zu schreiben und Fotos bzw. Pläne ohne Personen oder Adressangaben (z. B. Plankopf) zu verwenden. Anthropic nutzt die Daten nach seinen Geschäftsbedingungen nicht zum Training seiner Modelle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. – für Betriebsdaten – der AVV.

11.Showbäder und Anfragen

Betriebe können Showbäder über einen Link oder QR-Code öffentlich zugänglich machen (Adresse /s/<Kennung>). Diese Seiten sind ohne Anmeldung nutzbar und setzen keine Cookies. Es fallen nur die oben beschriebenen Server-Protokolle an.

Über das Anfrageformular können Interessenten dem Betrieb ihre Zusammenstellung schicken. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer, eine optionale Nachricht, die gewählte Ausstattung sowie der Zeitpunkt der Einwilligung gespeichert. Die Anfrage wird nur nach ausdrücklicher Einwilligung in die Kontaktaufnahme abgesendet (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und ausschließlich im Konto des jeweiligen Betriebs gespeichert, der für die Bearbeitung verantwortlich ist. Kubs verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter. Die Einwilligung kann jederzeit gegenüber dem Betrieb widerrufen und die Löschung der Anfrage verlangt werden.

12.Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO) und löschen sie, sobald sie erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

13.Empfänger und Drittländer

Wir setzen folgende Dienstleister ein, jeweils mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung:

Bei Anbietern mit Sitz in den USA kann ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen werden. Grundlage der Übermittlung ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter zertifiziert ist, und ergänzend die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

14.Speicherdauer

• Kontodaten: für die Dauer des Vertrags; nach Kündigung Löschung innerhalb von 30 Tagen, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.
• Sitzungen: bis zur Abmeldung, spätestens 30 Tage nach der letzten Verlängerung.
• Daten der Betriebe: nach Weisung des Betriebs, spätestens bei Vertragsende gemäß AVV.
• Rechnungs- und Vertragsunterlagen: gemäß § 147 AO und § 257 HGB bis zu zehn Jahre.
• Server-Protokolle: siehe Abschnitt Hosting.

15.Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Wenden Sie sich dazu an office@uf1.de. Betreffen Ihre Daten einen Betrieb, der Kubs nutzt, leiten wir Ihre Anfrage an diesen weiter.

16.Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart.

17.Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Die Angaben bei der Registrierung sind für den Vertragsschluss erforderlich; ohne sie können wir Ihnen kein Konto bereitstellen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. KI-Vorschläge sind unverbindliche Planungshilfen, über die stets ein Mensch entscheidet.

18.Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Kubs oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.